Hampir setiap platform rapat digital—Zoom, Skype, Microsoft Groups, dll.—memungkinkan Anda merekam rapat dan panggilan. Rekaman ini mencakup audio, video, aktivitas berbagi layar, dan terkadang transkrip tertulis.
Dalam tutorial ini, kami akan memandu Anda melalui cara merekam rapat Microsoft Groups, mengakses rekaman, dan membagikannya dengan orang lain.
Table of Contents
Siapa yang Dapat Merekam Rapat Microsoft Groups?
Pertama, Anda harus memiliki salah satu lisensi berikut untuk merekam rapat Groups: Workplace 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Enterprise, Enterprise Premium, atau Enterprise Necessities.
Kedua, admin TI organisasi Anda harus mengaktifkan perekaman. Dengan asumsi mereka telah melakukannya, membuat rekaman rapat Groups itu sederhana. Anehnya, Anda tidak harus menjadi penyelenggara rapat untuk merekam rapat di groups. Selama pengguna berada di organisasi yang sama dengan penyelenggara rapat, mereka dapat memulai dan menghentikan rekaman, meskipun penyelenggara tidak hadir dalam rapat.
Jangan khawatir; baik tamu dari organisasi lain, pengguna eksternal, maupun pengguna anonim tidak dapat merekam rapat Groups.
Cara Memulai dan Menghentikan Perekaman Rapat Tim
Fungsionalitas perekaman tersedia di seluruh platform Groups. Jadi, baik Anda menggunakan aplikasi desktop Home windows atau iOS Groups, Groups di browser, atau aplikasi Microsoft Groups untuk Android atau iPhone, Anda dapat memulai dan menghentikan perekaman. Untuk mulai merekam, ikuti langkah-langkah berikut:
- Pertama, pilih Lagi (ikon tiga titik) dari kontrol pertemuan.
- Kemudian pilih Mulai merekam (ikon tombol rekam) dari daftar tarik-turun.
Pemberitahuan akan mengingatkan peserta rapat bahwa rapat sedang direkam. Jika Anda telah mengaktifkan transkripsi rapat, pemberitahuan akan menyertakan informasi tersebut.
- Hentikan perekaman dengan memilih Lagi lalu Berhenti merekam. Opsi perekaman dalam daftar ini termasuk memilih untuk Hentikan transkripsi sambil melanjutkan perekaman.
- Konfirmasikan pilihan Anda.
Sekali lagi, notifikasi akan muncul.
Begitu rekaman dihentikan, itu akan diproses.
Cara Mengatur Rapat agar Direkam Secara Otomatis
Anda juga dapat mengatur rapat terjadwal untuk direkam secara otomatis. Baik untuk saluran Groups atau tidak, saat Anda menjadwalkan rapat Groups, Anda akan melihat tautan ke Pilihan rapat dalam kalender janji.
Pilih Pilihan rapat hyperlink untuk membuka halaman dengan banyak opsi yang dapat Anda konfigurasikan terlebih dahulu. Kemudian, gunakan tombol sakelar untuk mengatur rapat agar direkam secara otomatis.
Cara Menemukan Rekaman Rapat Tim dan Mengelola Tanggal Kedaluwarsa
Setelah Microsoft memproses rekaman rapat, rekaman tersebut akan disimpan sehingga Anda dapat mengaksesnya.
Catatan: Hingga Agustus 2021, rekaman Microsoft Groups disimpan ke Microsoft Stream. Itu tidak lagi terjadi.
Tempat Menemukan Rapat Saluran
Di Microsoft Groups, jika Anda membuat rapat dari tim atau menambahkan saluran saat menjadwalkan rapat, itu disebut sebagai pertemuan saluran. Rapat saluran akan muncul di saluran yang dijadwalkan. Setiap anggota tim dapat bergabung dalam rapat itu.
Setelah rekaman rapat saluran berhenti, rekaman disimpan ke situs Sharepoint untuk saluran tersebut. Tautan ke video yang direkam akan muncul di percakapan saluran.
Di mana Menemukan Rekaman Pertemuan Lain
Rekaman semua jenis rapat lainnya disimpan ke OneDrive. Tautan ke rekaman rapat akan muncul di obrolan rapat segera setelah tersedia.
Memilih rekaman rapat akan membukanya di tab browser baru.
Kedaluwarsa Rekaman Rapat
Jika admin TI organisasi Anda telah menetapkan kebijakan kedaluwarsa untuk rekaman rapat, Anda akan melihat pesan dengan tautan untuk melihat atau mengubah tanggal kedaluwarsa.
- Pilih tautan “Lihat atau ubah tanggal kedaluwarsa di sini”.
- Rekaman akan terbuka di tab browser baru.
- Pilih data ikon untuk membuka panel element untuk perekaman.
- Dalam Tanggal habis tempo Anda dapat memilih untuk memperpanjang tanggal kedaluwarsa selama 7, 30, atau 60 hari, memilih tanggal tertentu, atau menghapus kedaluwarsa sama sekali.
Cara lain untuk mengakses rekaman dan mengelola tanggal kedaluwarsa adalah dengan pergi ke File Saya di situs OneDrive atau Sharepoint Anda. Cari rekaman rapat dan pilih Tampilkan tindakan (ikon tiga titik) di sebelah kanan file. Kemudian pilih rincian. Itu akan membuka panel element tempat Anda dapat menyesuaikan tanggal kedaluwarsa.
Cara Membagikan Rekaman Rapat Microsoft Groups
Langkah-langkah untuk berbagi rekaman rapat Microsoft Groups bergantung pada siapa Anda ingin berbagi rekaman.
Berbagi Rekaman Saluran dengan Anggota Tim
Untuk mengakses rekaman rapat saluran, anggota tim dapat membuka Rekaman folder di File tab saluran.
Berbagi Rekaman Rapat Tim Lain
Untuk semua rapat Groups lainnya, rekaman akan disimpan ke penyelenggara rapat Rekaman folder di direktori OneDrive pribadi mereka. Siapa pun yang diundang ke rapat akan melihat tautan ke rekaman di obrolan rapat.
Jika Anda adalah penyelenggara rapat, Anda dapat berbagi rekaman dengan orang yang tidak diundang ke rapat. Temukan file di folder Rekaman Anda di OneDrive, dan pilih untuk membagikan file atau salin tautan ke file yang bisa Anda tempelkan ke electronic mail atau pesan obrolan.
Jika Anda bukan penyelenggara rapat, Anda dapat membagikan rekaman atau tautan ke rekaman tersebut dengan orang lain, tetapi penyelenggara rapat harus menyetujui tindakan berbagi Anda.
Menggunakan Tim Sebagai Perekam Layar—Ide Bagus?
Meskipun dimungkinkan untuk menggunakan fitur perekaman rapat di Groups sebagai perekam layar, Microsoft menyediakan alat yang lebih baik untuk perekaman layar. Baca panduan kami tentang menggunakan Microsoft Stream untuk merekam layar Anda.
