Microsoft Outlook memungkinkan penyelenggara rapat untuk melihat daftar orang yang telah menerima undangan rapat. Itu berarti Anda bisa menggunakan pelacakan rapat Outlook untuk melihat daftar semua orang yang telah RSVP ke rapat Anda, dan dalam kebanyakan kasus, Anda bisa melihat siapa yang telah menerima rapat meskipun Anda bukan penyelenggara rapat.
Kami akan menjelaskan cara kerja respons rapat di Outlook dan cara menampilkan pelacakan peserta rapat di browser, desktop, dan versi seluler sehingga Anda bisa melihat siapa yang menerima undangan rapat di Outlook.
Table of Contents
Haruskah Anda Memilih Untuk Mengirim Tanggapan?
Saat Anda menerima undangan rapat, Anda dapat memilih Menerima, Bisa berubahatau Menolak. Respons mana pun yang Anda pilih, Anda kemudian dapat memilih untuk:
- Edit Tanggapan sebelum Mengirim
- Kirim Tanggapan Sekarang
- Jangan Kirim Tanggapan
Jika Anda memilih opsi ketiga, maka penyelenggara rapat tidak akan menerima email dengan tanggapan Anda. Itu tidak berarti bahwa respons Anda tidak akan dilacak. Jika Anda menggunakan Outlook untuk Mac, Outlook di web, Outlook untuk iOS, atau Outlook untuk Android, respons Anda akan tetap dilacak meskipun Anda memilih “Jangan Kirim Respons.”
Selain itu, jika Anda adalah pengguna Microsoft 365 dan Anda memilih untuk menerima, menerima sementara, atau menolak undangan rapat tanpa mengirim tanggapan, penyelenggara rapat dan peserta lain yang merupakan pengguna Microsoft 365 akan tetap dapat melihat tanggapan Anda.
Microsoft untuk Windows adalah pengecualian. Jika Anda diundang ke rapat dan memilih “Jangan kirim tanggapan”, baik penyelenggara rapat maupun peserta lain tidak dapat melihat tanggapan Anda atas undangan tersebut. Itu mungkin tidak akan lama, meskipun. Microsoft mengatakan, “Kami berencana untuk memperbarui perilaku ini di Outlook untuk Windows juga, tetapi belum memiliki tanggal rilis yang diharapkan.”
Terakhir, ketahuilah bahwa jika rapat diselenggarakan oleh pengguna Microsoft 365, daftar undangan dan tanggapan mereka dapat dilihat melalui aplikasi Outlook apa pun kecuali Outlook untuk Android. Respons tidak dapat dilihat di aplikasi non-Outlook.
Cara Menggunakan Pelacakan Rapat Outlook di Browser
Ikuti langkah-langkah ini untuk melihat respons rapat di Outlook online.
- Navigasikan ke outlook.office.com dan masuk dengan nama pengguna dan kata sandi Anda.
- Pilih ikon kalender di sebelah kiri.
- Pilih tanggal rapat yang ingin Anda lacak.
- Pilih rapat tertentu yang ingin Anda lihat tanggapannya.
- Di pop-up info rapat, pilih ikon “Lihat Acara” panah diagonal.
- Dalam tampilan acara yang diperluas, Anda akan melihat informasi tentang siapa yang menyelenggarakan rapat dan bagaimana tanggapan para undangan.
- Perluas setiap kategori dengan memilih > ikon untuk melihat tanggapan individu.
Seperti yang disebutkan, jika Anda adalah pengguna Microsoft 365, langkah-langkah di atas akan berfungsi baik Anda adalah penyelenggara rapat atau bukan.
Perlu dicatat bahwa tidak ada cara yang baik untuk menyalin daftar tanggapan dari Outlook online. Untuk itu, Anda memerlukan aplikasi desktop Outlook.
Cara Menggunakan Pelacakan Rapat Outlook di Aplikasi Desktop
Pengguna sebagian besar versi desktop Outlook dapat mengikuti langkah-langkah ini untuk melihat siapa yang menerima undangan rapat di Outlook. Seperti yang disebutkan, ini hanya akan berfungsi jika Anda adalah penyelenggara rapat.
- Buka Outlook dan pilih kalender di panel navigasi Outlook.
- Pilih rapat yang Anda minati dari kalender.
- Pilih Pertemuan atau Pertemuan Kejadian tab.
- Pilih Pelacakan.
- Jika rapat berulang, pilih untuk melihat pelacakan kejadian rapat atau seluruh rangkaian.
- Anda akan melihat daftar undangan rapat dan tanggapan mereka.
- Jika Anda ingin mencetak daftar tanggapan atau menempelkannya di tempat lain, pilih panah tarik-turun di sebelah Pelacakan di Pertemuan tab dan pilih Salin status ke papan klip.
- Sekarang Anda dapat menempel (Ctrl + V) informasi pelacakan ke dalam dokumen seperti Word atau Excel untuk dicetak atau ditempelkan di tempat lain yang Anda inginkan, seperti ke dalam email atau pesan obrolan.
Meskipun aplikasi desktop Outlook untuk Windows sedikit lebih kikuk dan kurang ramping daripada versi online-nya, kemampuan untuk menyalin informasi pelacakan rapat dengan mudah adalah fitur yang bagus.
Cara Melihat Siapa yang Menerima Undangan Rapat di Outlook untuk Seluler
Saat dalam perjalanan, Anda masih dapat memeriksa untuk melihat siapa yang telah menerima undangan rapat menggunakan aplikasi Outlook untuk perangkat seluler Anda.
- Luncurkan aplikasi Outlook.
- Pilih kalender.
- Pilih rapat di kalender.
- Di bawah hadirinAnda akan melihat daftar orang yang menerima undangan rapat.
- Jika rapat memiliki banyak peserta, Anda mungkin melihat tautan ke Lihat semua peserta.
- Pilih Lihat semua ### peserta tautan untuk melihat daftar semua peserta yang diurutkan berdasarkan tanggapan (diterima, tentatif, ditolak).
Cara Mengubah Apa yang Dilakukan Outlook dengan Tanggapan Rapat
Penyelenggara rapat yang menggunakan Outlook untuk Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016, dan Outlook 2013 dapat mengubah cara Outlook memproses respons rapat. Anda dapat memilih agar tanggapan rapat mengabaikan kotak masuk Anda. Respons rapat diatur untuk melewati kotak masuk Anda secara default, tetapi Anda dapat mengubah perilaku tersebut jika diinginkan.
- Di Outlook, pilih Mengajukan > Pilihan.
- Dalam Opsi Outlook jendela, pilih Surat.
- Dalam Pelacakan bagian, jika kotak berlabel Secara otomatis memproses permintaan dan tanggapan rapat terhadap permintaan rapat dan jajak pendapat dicentang, maka tidak ada tanggapan rapat yang akan muncul di kotak masuk Anda kecuali orang yang diundang menambahkan komentar ke tanggapan mereka. Informasi pelacakan untuk rapat akan diperbarui sesuai dengan itu. Jika Anda menghapus centang pada kotak ini, Anda akan mendapatkan pesan di kotak masuk Anda setiap kali peserta memperbarui tanggapan mereka.
- Demikian pula, Anda dapat mencentang kotak bertanda Perbarui informasi pelacakan, lalu hapus tanggapan yang tidak berisi komentar. Rapat akan diperbarui dengan respons apa pun yang Anda terima, dan respons itu sendiri akan dihapus jika tidak berisi komentar apa pun.
Seperti yang Anda lihat, hanya dengan mengubah beberapa pengaturan yang berbeda, Anda bisa membuat Outlook melakukan apa yang Anda inginkan dengan respons rapat dan informasi pelacakan.
